Statens prosjektmodell er laget for broer og motorveier, men står ikke i veien for mer smidig produktorganisering

For å fremme handlekraft og endringsevne i offentlig sektor bør kontrollregimene bygges ned. Statens prosjektmodell, Utredningsinstruksen og interne styringssystemer er nå oppe til debatt. Dette spenningsfeltet med motstridende antakelser og ulike interessenter er særlig aktuelt for digitalisering. 

Statens prosjektmodell er laget for broer og motorveier. Likevel styrer den i dag store deler av digitaliseringen av staten. I digitale utviklingsprosjekter kan man grovt sett velge mellom å følge etablert prosjektlogikk eller en mer smidig organisering. 

Vi har en situasjon hvor en populær organisasjonsoppskrift – varige produktteam som jobber tverrfaglig og smidig, med stor grad av autonomi – utfordrer den rådende prosjektmodellen. Førstnevnte har hatt stor gjennomslagskraft i staten, basert på løfter om smidighet og fleksibilitet, tilpasset digital teknologi og løpende krav til endring. 

Denne innflytelsen er oppsiktsvekkende, med tanke på kravene i Statens prosjektmodell og prosjektenes sterke stilling i offentlig sektor. Mange har også merket seg at spørsmålet om prosjekt vs produkt ble ignorert i den nasjonale digitaliseringsstrategien, selv om det åpenbart er meget sentralt for iverksetting av strategien.

En ny studie fra SNF utført for Concept-programmet ved NTNU, viser at produktmodellen er på offensiven og antas å få enda større utbredelse framover. Virkelighetsforståelsen knyttet til smidig produktorganisering, med tilhørende verktøy og kompetanse, står sterkt. Det skjer omfattende utveksling av «smidigerfaringer» mellom statlige etater. Det er gjort store løft i mange etater, organisert i prosjekter. Framover vil imidlertid kontinuerlig utvikling, vedlikehold og drift i større grad bli utført i produktorganisasjonen. 

At Digitaliseringsdirektoratet nå har publisert et sett med anbefalinger om produktorganisering og -utvikling, har symbolsk tyngde. Legger vi til (mange) etaters ønske om mer stegvis finansiering og større ressurser til varig produktorganisering, trues vel både selve prosjektlogikken og Statens prosjektmodell? 

Ikke nødvendigvis. Statens prosjektmodell er en viktig kilde til finansiering av store digitaliseringstiltak, den gir politisk oppmerksomhet og legitimitet til satsingene, og oppfattes av eierdepartementene som et godt redskap for styring. Modellen er veletablert, og framstår som en generell suksess på tvers av sektorer. Den eies også av Finansdepartementet, ikke av fagdepartementet som er Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet. 

Vår forskning viser også at vekst i smidig produktorganisering ikke erstatter prosjektlogikken, men heller fører til økt samspill mellom de to. Særlig interessant er kombinasjonen av finansiering og bruk av kvalitetssikring i Statens prosjektmodell, med gjennomføring i varige produktteam som springer ut av en annen virkelighetsforståelse. 

Når de to oppskriftene er motstridende med tanke på tidsperspektiv, organisering, krav til styring og arbeidsmåter, krever dette tilpasninger og dialog mellom begge parter. Vi viser at dette kan oppnås ved at prosjektets overordnede mål, finansiering og styringskrav oversettes til produktteamenes prioriteringer og løpende utviklingsarbeid. Særlig viktig er roller som fungerer som bindeledd, der man balanserer mellom prosjektlogikkens krav til kontroll og produktlogikkens behov for fleksibilitet og læring. 

Dette samspillet har vokst fram over tid, er krevende, og har mange utfordringer. Det er for tidlig å si om dette er en varig løsning for digitalisering i offentlig sektor. Den kan videreutvikles eller bryte sammen. Spørsmålet er om denne kombinasjonen blir et forbilde for framtidens digitalisering, eller om den sprenges av indre motsetninger mellom prosjekt og produkt.