«Alle» byråkrater sier at forskning er viktig, men de bruker forskning på helt ulike måter

– Så hva politikerne baserer sine beslutninger på, betyr mye. Det er et alvor, som vi som jobber i embetsverket tar inn over oss, sier Skogen.

Skogens forskning avslører imidlertid at mange ansatte i departementet bruker forskning i jobben på hver sin måte og har egne vaner og egne praksiser.

Ansatte i departementet bruker forskning i jobben på hver sin måte og har egne vaner og egne praksiser.

Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen

Intervjuene viste også at de ansatte hadde ulike strategier, om de ikke fikk umiddelbart tilgang til den relevante forskingen de søkte etter. Noen slo seg til tåls med å søke etter noe annet, andre fant alternative veier og lenker, noen gikk via biblioteket for å få hjelp. Andre igjen kontaktet forskeren bak studien direkte for å få tilgang. De som ga seg raskt, hadde gjerne ikke kunnskap om alternativene.

Snakker lite med hverandre

Skogen ble overrasket av at byråkrater kunne sitte tett på kollegaer som hadde mer kompetanse enn dem selv i bruk av forskning, uten at det var etablert noe system for kompetanseoverføring.

– Det er også forskjeller i hvilke kriterier ulike ansatte legger til grunn når de vurderer kvalitet og relevans. Mens ansatte med forskererfaring oftere benytter seg av vitenskapelige kriterier, kan ansatte uten tilsvarende erfaring fokusere mer på om dataene er nye eller nært i kontekst, forteller hun.

Alle gjør så godt de kan, eller prøver sitt beste. Men vi snakker for lite med hverandre.

Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen

Funnene viste også at det er relativt lite kommunikasjon på tvers for å lære av kollegaer.

– Vi sitter liksom på hver vår pult, og så gjør alle så godt de kan, eller prøver sitt beste. Men vi snakker for lite med hverandre, sier Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen.

Mange bidrar til endelig dokument

Studiene hennes avdekket samtidig at individuelle praksiser også kan ha sine fordeler.

– Komplementære praksiser kan gjøre at vi til sammen får tilgang på flere kilder og et vidt kunnskapsgrunnlag. Departementene baserer seg heller aldri på ett innspill. De er hierarkiske institusjoner og utredninger skal gjennom mange ledd og eltes før de ferdigstilles, sier Skogen.

Hun understreker at sluttresultatet på anbefalingene, dokumentene og kunnskapsgrunnlagene som utformes gjennom denne måten å arbeide på som regel blir gjennomarbeidet og solid. I tillegg viser Skogens avhandling hvordan de ulike dokumentene som produseres bygger på hverandre.

Dermed settes de ulike praksisene sammen i et større system.

Forskning brukes, men sjelden slik at man kan peke på at akkurat denne forskingen førte til denne politiske endringen.

Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen

Mens hun forsket på hvordan byråkrater bruker forskning ble de stadig mer klart for Skogen at en direkte effekt av bruk av forskning i embetsverket, er vanskelig å måle.

– Forskning siver inn fra ulike kilder i ulike dokumenter og akkumuleres over tid sammen med annet kunnskapstilfang. Så forskning brukes, men sjelden slik at man kan peke på at akkurat denne forskingen førte til denne politiske endringen, sier hun.

Tidspress kan bli et problem for kvalitetssikring

Et annet trekk i tiden var at informantene til Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen rapporterte om økende tidspress de siste årene.

– Tidvis setter mediene agendaen og krever raske svar fra statsråden og embetsverket. Stortinget etterspør også mange svar, sier Skogen, som forteller at mye av arbeidet i departementene går med til å framskaffe disse.

Det som bekymret informantene hennes var hva tidspresset kan bety for kvaliteten på utredningene og kunnskapsgrunnlagene embetsverket jobber fram.

Hun stiller spørsmål ved om hastebestillingene kan medføre at det langsiktige, viktige arbeidet som tilsynelatende ikke haster, blir nedprioritert og at kunnskapsreservene ikke bygges opp.

Hastebestillingene kan medføre at det langsiktige, viktige arbeidet som tilsynelatende ikke haster, blir nedprioritert og at kunnskapsreservene ikke bygges opp.

Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen

– Ender vi der, vil vi over tid også bli dårligere i stand til å svare ut hastebestillingene, sier Skogen.

Balanse mellom å være innenfra og å ha utenfra-blikk

Som «insider» har Kari-Elisabeth Vambeseth Skogen hatt en unik tilgang til kildene og til kulturen i departementene, samtidig som hun har bestrebet seg på å holde en behørig avstand, som kreves som forsker.

– Dobbeltrollen har overveiende vært fordelaktig, ikke minst den direkte tilgangen til mange kilder og muligheten for observasjon. Det at jeg er godt kjent med byråkratspråket, har nok også vært en fordel, sier Skogen

– Og så har strategien min – nettopp at jeg er «insider» – vært å beskrive tingenes tilstand, finne ut hvordan forskning brukes og ikke peke på feil.

Hun understreker imidlertid at hun på bakgrunn av funnene kommer med forslag til forbedringer; som mer informasjonsdeling, bedre opplæring for nyansatte og mer forutsigbare rutiner for bruk og tilgjengeliggjøring av forskning.

Hun foreslår blant annet:

• At det settes av tid til å jobbe med de langsiktige analytiske arbeidene som ikke haster fordi dette er avgjørende for vår evne til å svare ut krevende hastebestillinger,
• Mer effektive strukturer for lagring og gjenfinning av dokumenter,
• At ansatte i byråkratiet er nysgjerrige og mer åpent diskuterer og deler erfaringer med hverandre om hvordan de søker etter, vurderer og bruker forskning, og
• Mer opplæring.